Privacyverklaring Wet politiegegevens (Wpg)

Gemeente Hoeksche Waard verwerkt persoonsgegevens bij de uitvoering van gemeentelijke taken. Meestal is daarop de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Wanneer buitengewoon opsporingsambtenaren persoonsgegevens verwerken in het kader van hun opsporingstaak, is de Wet politiegegevens (Wpg) van toepassing. Deze persoonsgegevens worden politiegegevens genoemd. 

In deze privacyverklaring leggen wij uit waarom en hoe wij politiegegevens verwerken, welke gegevens het kan betreffen, met wie wij gegevens mogen delen, hoe wij de gegevens beschermen en welke rechten u heeft. 

Voor persoonsgegevens waarop de AVG van toepassing is, geldt de algemene privacyverklaring van Gemeente Hoeksche Waard. 

Gemeente Hoeksche Waard heeft buitengewoon opsporingsambtenaren, hierna: boa’s. Boa’s kunnen toezicht houden en strafbare feiten opsporen waarvoor zij bevoegd zijn. Bij toezicht kan de AVG gelden. Wanneer een boa persoonsgegevens verwerkt voor de opsporing van strafbare feiten, geldt de Wpg. 

Voorbeeld: Een algemene toezichtronde kan onder de AVG vallen. Wanneer een boa naar aanleiding van een geconstateerd strafbaar feit persoonsgegevens verwerkt voor een proces-verbaal of opsporingshandeling, zijn die gegevens politiegegevens en geldt de Wpg. 

Het college van burgemeester en wethouders van Gemeente Hoeksche Waard is verantwoordelijk voor de verwerking van politiegegevens door of onder verantwoordelijkheid van de gemeente. 

Afhankelijk van de zaak kunnen wij politiegegevens verwerken over: 

• personen die worden verdacht van een strafbaar feit of van wie wordt onderzocht of een strafbaar feit is gepleegd; 
• slachtoffers en mogelijke slachtoffers; 
• getuigen en andere personen die informatie kunnen geven over een strafbaar feit; 
• personen die voor een strafbaar feit zijn veroordeeld; 
• andere personen die voor de behandeling van een concrete zaak of het onderzoek relevant zijn. 

Niet in iedere zaak verwerken wij gegevens van al deze categorieën personen. 

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van de overtreding, de opsporingstaak en wat daarvoor noodzakelijk is. Het kan onder meer gaan om: 

• naam, adres, woonplaats en contactgegevens; 
• geboortedatum en geboorteplaats; 
• identificerende gegevens, waaronder in daarvoor wettelijk toegestane gevallen het burgerservicenummer en gegevens van een identiteitsdocument; 
• gegevens over een overtreding of strafbaar feit, waaronder datum, tijd, plaats, waarnemingen en omstandigheden; 
• gegevens over betrokken personen, voertuigen, kentekens, voorwerpen of locaties; 
• foto’s, geluidsopnamen of camerabeelden voor zover deze voor de opsporingstaak worden verwerkt; 
• verklaringen, processen-verbaal, correspondentie en andere zaakgegevens; 
• financiële gegevens voor zover deze noodzakelijk zijn binnen een wettelijk toegestaan Wpg-proces. 

Wij verwerken niet meer politiegegevens dan noodzakelijk. Bijzondere of gevoelige politiegegevens worden alleen verwerkt als daarvoor een wettelijke noodzaak bestaat en passende beveiliging is ingericht. 

Wij verwerken politiegegevens voor de uitvoering van de opsporingstaak van onze boa’s. Dit kan onder meer nodig zijn voor: 

• het vaststellen en onderzoeken van strafbare feiten waarvoor de boa bevoegd is; 
• het vaststellen van de identiteit van betrokken personen; 
• het opmaken, behandelen en doorzenden van processen-verbaal; 
• het vastleggen van waarnemingen, verklaringen en andere relevante onderzoeksgegevens; 
• het afhandelen van klachten, verzoeken en de verantwoording over de uitvoering van de opsporingstaak; 
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen en rechtmatige verzoeken van bevoegde autoriteiten. 

De opsporingsbevoegdheid volgt onder meer uit het Wetboek van Strafvordering, de akte of aanwijzing van opsporingsbevoegdheid en de regelgeving die de boa handhaaft. De verwerking van politiegegevens vindt plaats volgens de Wpg en het Besluit politiegegevens buitengewoon opsporingsambtenaren. 

Voor de dagelijkse opsporingstaak verwerken wij politiegegevens in beginsel op grond van artikel 8 Wpg. Als een proces in de toekomst kenmerken heeft van een gericht onderzoek of een ondersteunende verwerking, beoordelen wij vooraf of artikel 9 of artikel 13 Wpg van toepassing is en welke aanvullende waarborgen nodig zijn. 

Wij kunnen politiegegevens verkrijgen: 

• van de betrokkene zelf; 
• uit waarnemingen en vastleggingen van boa’s; 
• van getuigen, slachtoffers, melders of andere betrokken personen; 
• van politie, het Openbaar Ministerie of andere bevoegde autoriteiten, wanneer verstrekking is toegestaan; 
• uit wettelijk toegestane registraties of bronnen; 
• van organisaties waarmee rechtmatige afspraken over gegevensuitwisseling bestaan. 

Wanneer de wet dit vereist, leggen wij ook de herkomst en de wijze van verkrijging vast. 

De Wpg kent verschillende fasen voor het gebruiken, verwijderen, bewaren en vernietigen van politiegegevens. De termijn hangt af van het doel en het toepasselijke Wpg-artikel. 

Politiegegevens voor de dagelijkse opsporingstaak 

Politiegegevens die op grond van artikel 8 Wpg worden verwerkt, zijn gedurende het eerste jaar beschikbaar voor de uitvoering van de dagelijkse opsporingstaak. In de vier daaropvolgende jaren kunnen zij alleen onder de wettelijke voorwaarden via een gerichte zoekvraag worden geraadpleegd. Daarna worden zij uit de operationele omgeving verwijderd en nog vijf jaar bewaard voor de afhandeling van klachten en de verantwoording van verrichtingen. Vervolgens worden zij vernietigd, tenzij een wettelijke archiefuitzondering geldt. 

Andere Wpg-verwerkingen 

Als voor een verwerking een ander Wpg-artikel of een bijzondere wettelijke regeling geldt, passen wij de bijbehorende termijn toe. Wij beoordelen periodiek of politiegegevens nog beschikbaar mogen blijven en zorgen voor tijdige verwijdering, vernietiging of, indien wettelijk vereist, archivering. 

Camerabeelden 

Voor camerabeelden kan een andere privacyverklaring of bewaartermijn gelden. Zodra beelden gericht voor een opsporingstaak worden verwerkt, beoordelen wij welk Wpg-regime en welke termijn van toepassing zijn. 

Alleen medewerkers die daarvoor zijn geautoriseerd en de politiegegevens nodig hebben voor hun taak, krijgen toegang. De toegang wordt beperkt tot wat voor de functie noodzakelijk is. Medewerkers en andere personen die politiegegevens verwerken, zijn verplicht tot geheimhouding.  Voor geautomatiseerde systemen waarin politiegegevens worden verwerkt, gelden wettelijke loggingseisen. Daarmee moet onder meer kunnen worden gecontroleerd wie bepaalde handelingen met politiegegevens heeft uitgevoerd. De gemeente richt de logging en de periodieke controle daarop in overeenkomstig artikel 32a Wpg. 

Wij verstrekken politiegegevens alleen als de Wpg, het Besluit politiegegevens of andere toepasselijke wetgeving dit toestaat of verplicht. Per verstrekking beoordelen wij onder meer de ontvanger, het doel, de noodzakelijkheid, de omvang van de gegevens en eventuele voorwaarden. 

Afhankelijk van de wettelijke taak en de concrete situatie kunnen politiegegevens bijvoorbeeld worden verstrekt aan politie, het Openbaar Ministerie, het Centraal Justitieel Incassobureau, de burgemeester in een wettelijk toegestane hoedanigheid of andere wettelijk aangewezen ontvangers. Voor publicatie controleert de gemeente welke voorbeelden daadwerkelijk binnen de gemeentelijke boa-processen voorkomen. 

Politiegegevens worden niet vrij gedeeld met andere gemeentelijke medewerkers. Als een ander gemeentelijk onderdeel politiegegevens nodig heeft, beoordelen wij eerst of de Wpg de verstrekking toestaat.  Schakelen wij voor de verwerking van politiegegevens een leverancier of dienstverlener in, dan leggen wij passende afspraken vast over instructies, geheimhouding, beveiliging, incidenten, subverwerkers, bewaring en controle. 

Uw rechten bij politiegegevens verschillen op onderdelen van de rechten onder de AVG. 

Inzage 

U kunt vragen of wij politiegegevens over u verwerken. Als dat zo is, kunt u deze gegevens inzien en informatie ontvangen over onder meer de doelen en rechtsgrond, categorieën politiegegevens, bepaalde ontvangers, bewaartermijnen, beschikbare informatie over de herkomst, uw overige rechten en de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Wij geven in beginsel binnen zes weken uitsluitsel over een inzageverzoek. De termijn kan in de wettelijk bepaalde gevallen schriftelijk worden verlengd. 

Rectificatie 

Zijn politiegegevens over u onjuist of onvolledig? Dan kunt u vragen om rectificatie of aanvulling. Geef in uw verzoek aan welke gegevens volgens u moeten worden gewijzigd en wat volgens u de juiste of aanvullende informatie is. 

Vernietiging of afscherming 

U kunt vragen om vernietiging van politiegegevens als deze in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt of vernietiging nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen. In bepaalde gevallen worden gegevens niet vernietigd maar afgeschermd, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid betwist en de gemeente de juistheid niet kan vaststellen, of wanneer gegevens als bewijsmateriaal moeten worden bewaard. 

Wij stellen u in beginsel binnen vier weken schriftelijk op de hoogte van de behandeling van een verzoek om rectificatie, vernietiging of afscherming. 

Wanneer wij politiegegevens over u verwerken, kunt u een aantal rechten bij ons uitoefenen. Het gaat daarbij om de volgende rechten:

• inzage in uw politiegegevens, artikel 25 Wpg; 
• rectificatie van onjuiste of onvolledige politiegegevens, artikel 28 Wpg; 
• vernietiging van politiegegevens, artikel 28 Wpg. 

U kunt deze rechten gebruiken door online of per post een Wpg-verzoek te doen:

Online

Per post

U kunt ook een verzoek indienen per brief. U zet daar het volgende in:

• uw naam en adres
• uw contactgegevens: uw e-mailadres en/of telefoonnummer
• onderwerp van uw verzoek (inzage verzoek, rectificatie verzoek of vernietigingsverzoek)
• de periode (van-tot)
• ondertekening

• omschrijf uw verzoek zo duidelijk mogelijk (vermeld bijvoorbeeld de gebeurtenis, periode, locatie,

zaak of gegevens waarop uw verzoek betrekking heeft: dit helpt ons om de juiste gegevens te vinden)

• stuur uw brief, samen met een afgeschermde kopie van uw identiteitsbewijs (foto en BSN zijn niet nodig, dus deze kunt u doorstrepen), naar:

Gemeente Hoeksche Waard
O.v.v. Wpg-verzoek
Postbus 2003
3260 EA Oud-Beijerland

Controleren identiteit

We controleren uw identiteit om te zien of u de persoon bent die het verzoek doet. Hiervoor kunt u bij het verzoek een kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs sturen. De foto en het BSN zijn niet nodig, dus deze kunt u doorstrepen. U kunt ook de Kopie app gebruiken van de Rijksoverheid.

Vertegenwoordiging 

Een verzoek over een kind jonger dan 16 jaar wordt ingediend door de wettelijk vertegenwoordiger. Een minderjarige van 16 of 17 jaar kan een verzoek in beginsel zelf indienen. Ook voor een persoon onder curatele wordt het verzoek door de wettelijk vertegenwoordiger gedaan. Een advocaat kan met een bijzondere machtiging namens een betrokkene optreden. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om de bevoegdheid van de vertegenwoordiger vast te stellen. 

Na ontvangst informeren wij u zonder onnodige vertraging schriftelijk over de ontvangst, de termijn voor uitsluitsel en de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Wij kunnen een verzoek geheel of gedeeltelijk afwijzen voor zover dit een noodzakelijke en evenredige maatregel is: 

• om belemmering van gerechtelijke onderzoeken of procedures te voorkomen; 
• om nadelige gevolgen voor het voorkomen, opsporen, onderzoeken en vervolgen van strafbare feiten of de uitvoering van straffen te voorkomen; 
• ter bescherming van de openbare veiligheid; 
• ter bescherming van de rechten en vrijheden van andere personen; 
• ter bescherming van de nationale veiligheid; 
• als een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is. 

Wij beoordelen per verzoek of volledige of gedeeltelijke toewijzing mogelijk is. Een gehele of gedeeltelijke afwijzing wordt schriftelijk meegedeeld en gemotiveerd. In specifieke situaties kan de wet ook beperkingen stellen aan de informatie die wij over de reden mogen geven. 

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om politiegegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, ongeoorloofde verstrekking, wijziging en vernietiging. Wij houden daarbij rekening met de risico’s, de aard van de gegevens, toegangsbeveiliging, logging, beheer, continuïteit en geldende overheidsnormen voor informatiebeveiliging. 

De concrete beveiligingsmaatregelen worden regelmatig beoordeeld en zo nodig aangepast. Om veiligheidsredenen kunnen wij niet alle technische details openbaar maken. 

Als zich een mogelijk datalek met politiegegevens voordoet, onderzoeken en documenteren wij het incident. Wij leggen onder meer de feiten, mogelijke gevolgen en getroffen corrigerende maatregelen vast. Als de Wpg dit vereist, melden wij het datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer het datalek waarschijnlijk een hoog risico voor u oplevert en geen wettelijke beperking geldt, informeren wij u daarover. 

Heeft u een vraag over deze privacyverklaring of over de manier waarop Gemeente Hoeksche Waard politiegegevens verwerkt? Neem dan contact op via info@gemeentehw.nl en vermeld dat uw vraag over de Wpg of politiegegevens gaat. 

U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming via fg@gemeentehw.nl. De functionaris voor gegevensbescherming houdt onafhankelijk toezicht op de naleving van de privacywetgeving binnen de gemeente. 

Bent u niet tevreden over de verwerking van uw politiegegevens of de behandeling van uw Wpg-verzoek? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In een schriftelijk besluit over uw verzoek informeren wij u over de rechtsbescherming die in uw situatie van toepassing is. 

Ga naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de wetgeving, onze processen of de verwerking van politiegegevens verandert. Op de website staat steeds de actuele versie. Bij belangrijke wijzigingen zorgen wij voor passende bekendmaking.