Factuurvoorwaarden

Peppol is een beveiligd netwerk om elektronische documenten (zoals e-facturen) uit te wisselen. In plaats van een PDF per e-mail stuur je een e-factuur (UBL/XML) via jouw boekhoudpakket of een Peppol-provider rechtstreeks naar het juiste ontvangstadres (Peppol ID) van gemeente Hoeksche Waard. Een e-factuur is dus niet hetzelfde als een factuur in pdf-formaat. Een PDF is een visueel document dat handmatig of via herkenningssoftware verwerkt moet worden; een e-factuur bevat gestructureerde data die automatisch verwerkt kan worden.

• Alles digitaal: minder handwerk, minder fouten en een duidelijk verzendspoor.
• Snellere verwerking: facturen kunnen automatisch worden ingelezen, gematcht en geboekt.
• Sneller betaald: doordat de factuur sneller door de controle komt, kan betaling eerder plaatsvinden.

1. Via je boekhoudsoftware

• Kies “e-factuur via Peppol”.
• Gebruik het Peppol ID van gemeente Hoeksche waard: 00000001825766096000;
• Vermeld altijd het kenmerk van de gemeente. Dat is een inkoopordernummer of routenummer.

1. Via een factuurportaal

• Maak een account aan bij een factuurportaal dat Peppol ondersteunt, zoals eConnect.
• Bij registratie betaal je eenmalig € 0,01 via iDEAL (verificatie/identificatie van de aanmelder).
• Daarna kun je e-facturen via Peppol versturen naar het Peppol ID van gemeente Hoeksche waard: 00000001825766096000;

Om je factuur direct in behandeling te nemen, moet deze voldoen aan onderstaande eisen.

• Inkoopordernummer (voorkeur) of routenummer is ingevuld op de factuur (verplicht).
• Factuurdatum en uniek factuurnummer.
• Factuur is gericht aan:
  
  Gemeente Hoeksche Waard
  Sportlaan 22
  3299 XG Maasdam
  
• Leveranciersgegevens en btw-gegevens (btw-nummer), plus NAW-gegevens.
• Omschrijving, aantallen/uren en periode of leverdatum.
• Bedragen en btw correct gespecificeerd.

Let op: naast bovenstaande eisen moet een factuur ook voldoen aan de wettelijke factuureisen.

1. Ik stuur nu per e-mail (PDF). Kan dat nog?
   Ja, dit kan via e-mail naar facturen@gemeentehw.nl. Meerdere facturen in één e-mail versturen kan. Maak wel van elke factuur (incl. eventuele bijlagen) één pdf.
   
   
2. Wat gebeurt er als het inkoopordernummer of routenummer ontbreekt?
   Dan kan de factuur niet automatisch worden gematcht met de opdracht. De factuur wordt dan afgekeurd met het verzoek om te corrigeren en opnieuw in te dienen.
   
   
3. Wat is het verschil tussen UBL en PDF?
   UBL is een gestructureerd XML-formaat dat systemen automatisch kunnen verwerken. PDF is een document en vraagt meestal om handmatige verwerking.
   
   
4. Ik heb geen Peppol-koppeling. Wat is de snelste manier om toch e-facturen te sturen?
   Je kunt een factuurportaal gebruiken, zoals eConnect. Daar kun je een account aanmaken; bij registratie betaal je eenmalig € 0,01 via iDEAL. Daarna kun je e-facturen via Peppol versturen naar het juiste Peppol ID.

5. Zijn er aandachtspunten bij een e-factuur?
   Belangrijk is om het inkoopordernummer (voorkeur) of het routenummer in het juiste veld op te nemen:
   – Inkoopordernummer: dit dient ingevuld te worden in het veld “OrderReference”;
   – Routenummer: alleen het routenummer dient te worden opgenomen (dus uitsluitend de 5 of 6 cijfers). Dit dient ingevuld te worden in het veld “BuyerReference”.

De contactpersoon van jouw ERP-, accountingsoftware of e-facturatiedienstverlener kan aangeven welk veld in jouw pakket hiervoor geschikt is.

• Peppol ID: 00000001825766096000
• KVK: 73544086
• BTW NR: NL825766096.B01

Neem contact op via facturen@gemeentehw.nl.